Notionワークフロー
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Notionとは
簡単にいうと高性能なWikiに強力なデータベース機能が組み込まれたものです.基本はページを作成して,そのサブページを作っていく感じです.ただ,Notionはかなり直感的にコンテンツを作れます.テキストだけではなく,表や画像などかなり扱いやすいです.例えば,2段や3段といった段組が簡単に行えるし,Markdown 方式でもサクサク書けるのはとてもいい感じです.また,外部サービスとの連携も充実してきていて,さまざまなコンテンツをページに埋め込むことができます.
単純なプロジェクトのドキュメントなどでは Wiki のような運用で問題ないと思いますが,さまざまなコンテンツを含むナレッジベースのようなものを構築する場合には,Wiki ベースの管理方法は上手くいかないことはすでに分かっているので,Wikiのように使っていてはダメだと 考えます.あくまで,個人的な意見です.それではどうするかということをこれから書いていきますが,その前にNotionについてもう少し知っておきましょう.
英語版と日本語版のスクリーンショットが混在してしまっているのでご了承ください
ページとブロック
Notion はすべてページであり、ページはブロックで構成されています.テキストや見出し、数式やコード、埋め込みなどすべてがブロックになっています.Notionではブロック単位で編集したり、ブロックの中を編集することになります.
2種類のページ
Notionでは、まずページを作成します.ページの作成は 新規ページ ボタンを押します.
Notionには2種類のページがあります.通常ページとデータベースページです.新規ページを作成すると次の画面になります.
空のページ(アイコン付き)や、テンプレートからページを作成、データベースページを作成するショートカットが並んでいます.
データベースページはテーブル,ボード、タスク,リスト,カレンダー,ギャラリーがあり,データベースにページの追加や削除をします.これが良くできていて,テーブルやタスク,リストなどすべてが相互に切り替えることができます.ビューを切り替える感じですね.実際,データベースにビューをいくつも設定できて,各ビューがテーブルだったり,タスクだったりするわけです.
ブロック
Notion の特徴にこのブロックがあります.簡単にいうと1文が1ブロックです.ブロックはテキスト,数式,画像,水平線,見出しといったさまざまな要素です.Notionではストレージの単位がブロック単位です.このブロックの入力が洗練されていて,通常はMarkdownで書きますが,スラッシュ(/
)コマンドで選べたり,ショートカットを使ったりと,慣れるとかなり速く入力できます.
インライン
ページはブロックで構成されていますが、一部のブロックは別のブロックの中に含めることができます.このようにブロックの中に別のブロックを入れることをインラインといいます.
インライン形式のページ
もちろん、ページの中にページを入れることができます.このようなページをサブページといいます.サブページの作成は /page
コマンドを使います.
また、+
コマンド(または [[
コマンド)を使って作成できます.この場合、コマンドの後ろにページ名を入力します.
サブページを作る方法はこの2種類ですが、実はそれぞれ少し違います.それは /page
コマンドがブロック形式のページ、 +
コマンドがインライン形式のページとなります.
見た目が若干違うことがわかりますか?
実際に作ってみると違いがわかります.以前はブロック形式のページしか作れませんでしたが、新たにインライン形式のページが追加されました.インライン形式のページであれば、ブロックの中にサブページを含めることができます.これにより、ページの説明などをその後ろに書くことができます.これはブロック形式のページではできません.
どちらもサブページであることには変わりません.インライン形式のページからブロック形式のページへの変換は可能ですが、ブロック形式のページからインライン形式のページへは(私が調べた限りでは)変換できません.その場合、インライン形式のページを作って、ブロック形式のページの中身をコピーや移動するしかありません.どちらの形式のページがいいかについては、特に決まりはないと思いますが、通常はインライン形式のページで問題ありません.
データベース
データベースはNotionの主要な機能の1つです.データベースはページの集まりです.データベースのページはプロパティを持つことができます.さまざまプロパティが用意されており、ページに情報を追加することができ、プロパティによってフィルターやソートができます.また、データベース間の参照(ロールアップ)が可能で、あるデータベースから別のデータベースを参照して一緒に表示したり、別のデータベースのページと関連づけできます.さらに、サブアイテム機能を追加することで、単一のデータベースでページ間の親子関係を構築することも可能になりました.
データベースはページの集まりですが、それを表示するための機能としてビューがあります.新規ページでデータベース作成のショートカットは、このビューが並んでいることになり ます.ビューはデータベース固有のものと、リンクドビューがあります.リンクドビューは任意のデータベースを選んで、それに対してビューを作成できます.また、1つのリンクドビューにさまざまなデータベースのビューを作成できます.
データベースにもインライン形式のデータベースがあります.通常、データベースはページなので、サブページとして作られます.しかし、インライン形式のデータベースの場合、リンクドビューが作成され、その中にデータベースが作成されます.
インライン形式のデータベースの場合、リンクドビューが作成され、データベースはそのリンクドビューのサブページとして作成されます.それに対して、インライン形式ではない(フルページ)データベースは、そのページのサブページとして作成されます.
データベースページを開くと、データベース固有のビューで表示されます.リンクドビューを作成するときに、ソースとしてデータベースを選択し、ビューを作成するときにデータベース固有のビューからコピーすることもできます.
テンプレート
Notionでは公式やコミュニティによって、ページのテンプレートが公開されています.テンプレートからページを新規に作成できます.そうすることで、ページ作成の手間を省くことができます.テンプレートは新規ページやサイドバーからテンプレートを選択して使用できます.また、他の人が公開されているページでは「複製」をすることでテンプレートとして使用することができます(複製は許可されているページでないと使うことができません)
ワークフロー
それでは一通り説明が終わったので,私なりのやり方を説明してみます.キーとなるのはデータベースページです.これを使って構築していきます.まずは空の通常ページを作成して,DB
という名前をつけます.
その下に文書(メモ)用のドキュメントデータベースを作成します.サイドバーのDBページの右にある +
アイコンをクリックすると,DBにページを作成できます.
ページを作成して名前を Documents
とし,DATABASEの テーブル
ページを作成します.
テーブルページを作成すると最初にビューの設定画面になります.まずはデータソースとなるデータベースを選択します.既存のデータベースを選ぶこともできますが,ここでは新規にデータベースを作成します.下の方にある 新規データベース
を選択します.
すると次のようにテーブルビューができます.
ドキュメントデータベース用にプロパティを作成します.カラム横にある +
を選択して新規のプロパティを作成します.
まずは フォルダ
を作成します. 種類
は マルチセレクト
にします.
フォルダ
とタグ
の使い訳ですが、フォルダは必ず1つ以上設定しなければいけないもので、タグは任意です.また、フォルダは複数設定しても構いません.もし、フォルダが不要であれば、フォルダとタグは1つにまとめても構いません.
他にも以下のプロパティを作成します.
Name | Type |
---|---|
キーワード | テキスト |
リンク | URL |
説明 | テキスト |
ファイル | ファイル&メディア |
作成日時 | 作成日時 |
最終更新日時 | 最終更新日時 |
プロパティが多いのでページに表示されるプロパティの設定をします.まずは Documents データベースにある適当なページを開きます.
ページを開いたら右上にある …
から ページをカスタマイズ
を選択します.
ここではページに表示されるコンテンツのカスタマイズができます.ページに表示されるプロパティの順番と,プロパティの表示条件を設定します.以下は私の設定です.ご自身でお好きなようにカスタマイズしてください.
これでドキュメントデータベースの設定は終わりです.
ドキュメントデータベース以外のデータベースページを DB
ページに追加していきます.例えば,Books とか,Bookmarks、Journal とか.
次に,メインページを作成します.ダッシュボードみたいなものです.ダッシュボードページもドキュメントデータベースに入れていきます.名前は ダッシュボード
とし, フォルダ
には dashboard
に設定します.
作成したページを開き,右上にある ★
を押すとお気に入りページに指定されます.
お気に入りページにするとサイドバーのお気に入りのところに追加されて便利です.
ダッシュボードページにブロックを追加していきますが,ここで追加するブロックはリンクドビューなります.リンクドビューは、各種ビュー形式を指定して作成することもできます.
これで Wiki のような階層構造ではなく,データベースによる管理方法になりました.
ビューの活用
データベースによる管理になったわけですが,ドキュメントが 100, 1000 と増えていきます.データベースは単一データベースにはせず、また作りすぎもよくないと考えます.どういうときに新規にデータベースを作成するかですが、プロパティが増えすぎにならない程度に調整するといいです.リンクドビューが使えるようになってから、データベースとビューを別々に管理できること、1つのリンクドビューに複数のデータベースを扱うことができるため、データベースはある程度数が多くなってもいいと思います.
基本的にドキュメントは編集中のもの,編集が終わって後から検索して参照する2つに分けることができます.ダッシュボードでは編集中のもの,新規にページを作成することが主になりますので,これに合わせたビューを作成します.編集中のものは draft
フォルダに入れます.Documentsデータベースの フォルダ
に draft
を作成しておきます.
次にリストビューを作成します.
データソースには作成したDocumentsデータベースを設定します.
データソースを設定したら次はビューの名前とビュータイプの指定です.データソースを選択すると、そのデータベース固有のビューからコピーする画面になります.ここでは新規にビューを作成するので、新規の空のビュー
を選択します.
ここでは ドラフト
という名前,ビューの形式は リスト
になっていることを確認してください.
ビューの設定画面にある データベース名の表示
は左上のデータベース名を表示するかしないかを設定できます.これは後からでも変更できます.
これでビューが作成されます.ビューを作成したら、ビューのオプション設定をしましょう.ビューの右上にある・・・
をクリックして、プロパティ
を選択します.
ダッシュボードに追加した Documents データベースのリストビューでフィルター設定を行います.
ビューの右上にある フィルター
を押して フォルダ
を選択します.
そして draft
のみ選択します.
これでタグに draft
が含まれているものだけが表示されます.フィルター設定のとき,マルチセレクトタイプは既に存在するオプションがないと設定できないため,適当にドキュメントを作ってオプションを作成しておきます.
このように,フィルタリングされた状態になり,編集中のページを開きやすくなっています.
後はデータベースを作成して、ダッシュボードに随時ビューを追加していくようにしていきます.新規ビューはビューの隣にある+
で追加することができます.
画面サイズが小さい場合、ドロップダウンにまとめられてしまいます.その場合は次のようにビューを追加できます.
また、必要に応じてリンクドビュー自体を増やしても構いません.
検索
Ctrl+P
で検索できます.また、サイドバーから検索
でもできます.また、ビューのフィルターを使ってデータベースを絞り込み検索すると効果的です.そのために、タグやキーワードを上手く使います.また、特定のビュー内で検索する場合.右上にある虫眼鏡のアイコンをクリックすることで検索文字を入力することができます